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会议服务基本流程
时间:2019/10/25 16:38:55    点击:228

会前工作:


1、与会议主办者洽谈。


2、向会议主办方提供会议接待策划方案和报价。


3、邀请会议主办者实地考察会议举办场所。


4、与会议主办者确认会议接待方案。


5、与会议主办者签订会议接待标准合同。


6、确认会议主办者预付会议订金事宜。


7、在会议举办前制定会议工作人员服务标准条例及会议接待手册。


8、准备会议资料。(含代邀请相关领导、新闻媒体、新闻通稿、接待资料、会议配套的商务服务及公关礼仪、翻译、通讯及文秘服务。)


会中工作:


9、机场、车站:专人、专车分批分时段按要求接站。


10、会议酒店现场:会议秘书分发会议资料,来客接待。


11、会议秘书协助会场布置及会场的会务服务。


12、会议秘书在会议接待(报到)处协助会务组确认和分发房间,确认VIP用房及整理记录有关信息。协助分发会议礼品及房间派送水果等会务工作。


13、确认用餐时间、菜单、标准、形式、酒水及主次桌和其他相关安排等工作。


14、提前确认会议代表(客户)的娱乐项目、娱乐场所及消费和付费的方式。


15、确认旅游公司为该会议提供的旅游考察的吃、住、行、游、购、娱安排事宜(日程安排、房餐车导游等安排)。


16、确认并保障会议期间会场防盗、消防等安全工作、参会代表的人、财、物等安全工作。


17、确认特殊客人(含领导、少数民族代表、VIP、残障代表及家属等)的安排及接待工作。


18、协调会议期间的交通工具的安排。


19、代办会议代表返程及他程的交通票务及其他委托代办服务。


会后工作:


20、会务服务的总结、评估、会议代表的意见反馈及处理工作。


21、会议资料、领导讲话稿、代表发言稿、新闻报道资料的汇总结书工作及印刷代表通讯录。


22、与会议主办者的费用结算工作。


23、欢送代表工作。