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会议常识  

会议通知的方式和邀请函的内容以及程序

日期:2010/6/4 作者:admin 点击:4287

议通知的方式和邀请函的内容以及程序

 

会议通知的方式

²        口头通知

简捷、省事,适合小型会议

²        电话、传真通知

多数会议采取这种方式通知,快捷、准确,成本低、但需做好书面记录

²        书面通知

传统的通知方式,适合全国性的大型会议,由于传递时间长,需提前准备。

²        电子邮件

信息时代的产物,快捷、准确、低成本,且内容清楚一目了然

邀请函的内容

²        邀请客人的数量

²        名称、时间、日期

²        举办地

²        行程路线

²        着装要求

²        回复地址、电话号码、传真号码

²        订票表(如有需要)

程序

不管什么样的会议,主办方都希望适宜的对象(客户)参加,因此是非常重要的环节,包括以下三个程序

²        信息发布

通过电子邮件、印刷媒介公告、电子媒介公告发出邀请;

²        回执处理

对于主办方来说,回执是对会议车话成功与否的判断标准之一,回执单的内容非常重要,应当做到合理、圆满,通常包括以下环节:名字、职务、性别、人数、联系方式、预备到达的航班或火车车次、迎接要求;回执受到后需要统计、确认是否有效,如果确认后可以发出确认通知;

²        确认通知

内容包括:会议确切的定点、时间、议程、签到次序、注意事项等;

 

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