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会议常识  

如何选择会议日期?

日期:2010/6/4 作者:admin 点击:3391

如何选择会议日期?

        要让你的会议获得成功,一个重要条件是挑选一个好日子。

避开关键日期
        不要让你的会议与一些重大会议日期冲突,这样可以既可以保证大多数人能够出席,又可以吸引更多的关注。
        另外,还需考虑其他因素。例如,在你的会议日期前后有没有其他事情发生?
如果你邀请客人带孩子一起来参加会议,那么会议最好不要放在第二天有课的晚上,客人们都不会久留,因为父母和孩子第二天都要早起上班上学,所以将会议时间推迟到周末会是个更理想的选择。

避开节假日
        仔细考虑你计划举办会议的日期。你计划的会议时间会不会与某些节假日发生冲突?
        不要让你的会议与任何长假或庆祝会议的时间相冲突,比如春节、“五一”“十一”黄金周、中秋节等,因为这些是家庭团聚、休假的日子。
        如果你的会议是在另外一个国家举办,那么你不但要考虑国际假日,还得考虑当地节日对你的会议的影响。比如说,在马来西亚有一种节日叫做“哈里节” ,这个节日是用来庆祝禁食及禁酒月的结束,是穆斯林的一个特殊的节日。这个节日为期两天,是国家的法定假日,所以很多商家在这两天时间里都会暂停营业。

                                    

季节性因素
       季节性因素也是在选择会议日期时应该考虑的。例如,新车发布会传统来讲都是在秋季举行。汽车经销商希望在这个时候与厂家碰碰面,看看新产品。你应该确保你发布新车的时间——也是你激起市场的期待和惊喜的时间——与经销商拿到新车的时间之间不会间隔太长。这种做法不仅适用于推销产品,也可用于推广各种政策和程序。
        奖励性会议通常要考虑会议日期是否正是当地的旅游旺季。
        另外,如果会议对季节要求不明显,可不可以选在会议举办地的酒店空房率较高时举办呢?这样在酒店住宿方面省下来的资金则可以用于拓展其他项目。
       
  避开重要运动会及特殊活动
        会议时间是否与某个重要的运动会时间冲突?
还有其他什么事情与你的会议时间相冲突吗?花点时间对城市里的情况做个全面调查。会议那天会有戏剧节的开幕式、电影的首映式、庆祝活动、特殊活动吗?
        这些活动、会议不仅会影响你的会议的出席率,而且会由于供应紧张而导致你的会议产生额外支出。

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